1. Responsable del tratamiento
KONTABI S.A.S. (en adelante, “Kontabi”), sociedad por acciones simplificada constituida en Colombia, identificada con NIT 902.063.914-9, con domicilio principal en la Transversal 49D #59-27, Piso 3, Medellín, Antioquia, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través del sitio web kontabi.com, los formularios de contacto, los canales de mensajería habilitados y en desarrollo de la prestación de sus servicios profesionales.
Canal de contacto del Responsable: info@kontabi.com · WhatsApp +57 317 723 8965.
2. Marco normativo
La presente Política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las circulares y demás normas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
3. Definiciones
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
4. Datos personales que tratamos
Kontabi puede recolectar y tratar las siguientes categorías de datos personales:
- Datos de identificación: nombres y apellidos, número de documento de identidad, cargo, empresa.
- Datos de contacto: correo electrónico, número de teléfono móvil, ciudad y país de residencia.
- Datos comerciales y profesionales: nombre de la empresa, NIT, sector, facturación anual aproximada, necesidades contables o tecnológicas manifestadas por el Titular.
- Datos contables, tributarios y financieros de los clientes con los que se haya suscrito un contrato de prestación de servicios, en el alcance estrictamente necesario para la ejecución del contrato.
- Datos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas visitadas y métricas analíticas anonimizadas, conforme a la Política de cookies.
Kontabi no solicita ni trata datos sensibles(información sobre origen racial, orientación política, convicciones religiosas, vida sexual o datos biométricos) salvo cuando ello sea estrictamente necesario y medie autorización expresa y previa del Titular.
5. Finalidades del tratamiento
Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:
- Atender solicitudes de información, diagnósticos y cotizaciones enviadas a través del Sitio.
- Contactar al Titular por correo electrónico, teléfono o WhatsApp para el agendamiento de reuniones comerciales o de seguimiento.
- Prestar los servicios profesionales contratados (contabilidad, revisoría fiscal, asesoría tributaria, dashboards, automatización).
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de control ante autoridades como la DIAN, las Superintendencias y la UIAF.
- Enviar comunicaciones comerciales, boletines o invitaciones a eventos, siempre que el Titular haya otorgado autorización previa para ello.
- Mejorar la calidad del Sitio, los servicios y la experiencia del usuario, a través de métricas anonimizadas.
- Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales en cumplimiento de la ley.
6. Autorización del Titular
El envío voluntario del formulario de contacto, el agendamiento de un diagnóstico o la suscripción de un contrato con Kontabi constituyen autorización expresa, libre, previa e informada para el Tratamiento de los datos personales conforme a las finalidades aquí descritas.
El Titular podrá revocar su autorización en cualquier momento, siguiendo el procedimiento descrito en la sección 9 de esta Política, salvo cuando exista un deber legal o contractual que obligue a Kontabi a conservar los datos.
7. Derechos del Titular
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Kontabi.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normatividad vigente.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a su conservación.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
8. Transferencia y transmisión de datos
Kontabi podrá transmitir o transferir datos personales a terceros encargados del Tratamiento que apoyen su operación, tales como proveedores de software contable, plataformas de mensajería, servicios de hosting en la nube, herramientas de analítica y operadores de pago. Estos terceros se encuentran obligados contractualmente a cumplir con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.
En el caso de transferencias internacionales, Kontabi se asegurará de que el país receptor cuente con niveles adecuados de protección o, en su defecto, suscribirá los acuerdos contractuales necesarios para garantizar la protección de los datos.
9. Procedimiento para ejercer derechos
Para ejercer cualquiera de los derechos previstos en esta Política, el Titular puede presentar su consulta, queja o reclamo así:
- Canal escrito: correo electrónico a info@kontabi.com indicando en el asunto “Habeas Data”.
- Información mínima: nombre completo, número de documento, correo de contacto, descripción de la solicitud y prueba documental de la identidad cuando aplique.
Los términos de respuesta serán los previstos en la Ley 1581 de 2012: diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos, contados a partir del día siguiente a la recepción de la solicitud, prorrogables conforme a la ley.
10. Seguridad de la información
Kontabi adopta medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta no autorizada o fraudulenta. Entre otras: cifrado de comunicaciones (HTTPS), control de accesos, autenticación multifactor en sistemas críticos, copias de seguridad periódicas y acuerdos de confidencialidad con su personal y proveedores.
11. Vigencia de la base de datos
Los datos personales se conservarán mientras: (i) sea necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento; (ii) lo exija la ley, especialmente las normas contables y tributarias que ordenan conservar soportes por diez (10) años; o (iii) el Titular no haya revocado su autorización, salvo que exista un deber legal de conservación.
12. Vigencia y modificaciones
La presente Política rige desde la fecha indicada al inicio del documento. Kontabi se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento. Los cambios sustanciales se informarán por los canales habituales de comunicación con los Titulares.